Praca freelancera. Jak zapewnić płatność za usługi przez swoich klientów ?

Dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą dobre zarządzanie przepływami pieniężnymi jest niezbędne do pokrycia wydatków i utrzymania działalności. Dlatego też monitorowanie niezapłaconych rachunków jest bardzo ważnym zadaniem. Ustawienie optymalnego procesu fakturowania pozwala uniknąć wielokrotnych nieudanych monitów i zmniejsza opóźnienia w płatnościach.

Umówienie warunków płatności.

Przed rozpoczęciem zlecenia, obie strony muszą podpisać umowę. Musi ona zawierać wszystkie zasady i warunki dotyczące płatności za usługi:

  • sposób przekazania faktury (elektronicznie lub pocztą);
  • termin płatności: liczba dni od daty otrzymania faktury;
  • sposób płatności: czekiem, przelewem, poprzez PayPal i inne rozwiązania online (szczególnie dla klientów zagranicznych, którzy płacą w innej walucie);
  • kwotę wszelkich kar za opóźnienia w płatnościach.

Przed zapisaniem tych elementów warto omówić je z klientem, aby znaleźć kompromis pomiędzy jego ograniczeniami a Twoimi oczekiwaniami. Sformalizowanie tych warunków i ich zatwierdzenie przez klienta pozwala uniknąć późniejszych sporów i sprzyja szybkiej płatności.

Odbieranie depozytu.

W przypadku projektu o znacznych rozmiarach i czasie trwania, żądanie wpłaty zaliczki nie jest niczym niezwykłym. Ten początkowy dochód pomaga pokryć wszelkie wydatki, które możesz ponieść w trakcie wykonywania zlecenia, a także chroni Cię. Odmowa może być interpretowana jako oznaka złej wiary, prawdopodobnie rozsądniej jest uciec od tego złego płatnika.
W przypadku długiej usługi możliwe jest również rozdzielenie płatności opłat, na przykład w zależności od osiągnięcia każdego celu pośredniego lub dostarczenia rezultatu. Dzięki temu utrzymujesz motywację i zmniejszasz ryzyko strat w przypadku kolejnego niewywiązania się klienta z umowy.

Przyspieszenie dostarczania faktur.

W przypadku jednorazowych umów freelancerzy zazwyczaj czekają kilka dni po zakończeniu projektu, aby wysłać fakturę. Uważaj, aby nie zwlekać zbyt długo, zwłaszcza jeśli klient ma wielu podwykonawców i partnerów, może szybko zapomnieć o jednym!
W przypadku długoterminowego zlecenia, najrozsądniej byłoby uzgodnić fakturę okresową z ustaloną kwotą i terminem płatności. Ten ostatni może docenić tę opcję, która pozwala mu płacić w kilku ratach, zamiast wypłacać dużą sumę za jednym razem. Dla Ciebie jest to również sposób na lepszą regulację usług i zarządzania finansami.